اللوحات (إدارة العمل)

توفر OmniCRM اللوحات نظام إدارة عمل مرن على طراز كانبان لتتبع المهام، والتركيبات، وطلبات الميزات، وأي عمل آخر يحتاج فريقك إلى تنسيقه. تقع اللوحات بجانب نظام تذاكر الدعم، ولكن حيث تكون التذاكر مدفوعة بمشكلات العملاء، فإن اللوحات مدفوعة بالعمل والمشاريع - مما يمنح الفرق طريقة بصرية لتنظيم العناصر في مجموعات، وتحريكها عبر الحالات، وتعيين المالكين، والتعاون.

انظر أيضًا: تذاكر الدعم لتتبع مشكلات العملاء، المستخدمون والأدوار للأذونات، العملاء، جهات الاتصال والمواقع للسجلات التي يمكنك ربط العناصر بها.

نظرة عامة

تمكن اللوحات:

1. تتبع العمل بصريًا - تنظيم العمل في مجموعات (صفوف) وحالا�� (مراحل سير العمل)
2. قوالب - البدء بسرعة مع تخطيطات مسبقة البناء لقوائم المهام، والتركيبات، وطلبات الميزات
3. الملكية - تعيين العناصر للموظفين، وتسجيل من طلبها، وتتبع المواعيد النهائية
4. الربط - ربط العناصر بالعملاء، والخدمات، وتذاكر الدعم
5. التعاون - التعليقات، تاريخ التغييرات، @الإشارات، والاشتراكات
6. التحكم في الوصول - عضوية لكل لوحة مع أذونات قائمة على الأدوار
7. المشاركة العامة - خيار كشف لوحة للقراءة فقط عبر رابط آمن للتضمين

المفاهيم الأساسية

تُبنى اللوحة من مجموعة صغيرة من اللبنات الأساسية. فهم كيفية تناسقها يجعل بقية هذا الدليل واضحًا.

المفهوم	ما هو
اللوحة	مساحة العمل على المستوى الأعلى. تحتوي على مجموعاتها، وحالاتها، وتسمياتها، وأعضائها، وعناصرها الخاصة.
المجموعة	صف أفقي (مسار سباحة) ينظم العناصر في أقسام - على سبيل المثال هذا الأسبوع، الأسبوع المقبل، لاحقًا. يمكن طي المجموعات.
الحالة	مرحلة سير العمل لعنصر ما - على سبيل المثال للقيام، قيد التنفيذ، منجز. حالة واحدة هي الافتراضية للعناصر الجديدة؛ يمكن تمييز أي حالة كحالة "منجزة".
العنصر	وحدة عمل واحدة (بطاقة). لها عنوان، وصف، أولوية، مُعين، موعد نهائي، تسميات، ورقم عنصر فريد.
التسمية	علامة ملونة تُطبق على العناصر للتصنيف (على سبيل المثال خطأ، ميزة). يمكن أن يحمل العنصر عدة تسميات.
العضو	مستخدم تم منحه الوصول إلى اللوحة، مع دور يتحكم فيما يمكنه القيام به.

كيف يعمل التخطيط: المجموعات هي الصفوف في اللوحة. داخل كل مجموعة، يتم سرد العناصر وتظهر حالتها الحالية، والمُعين، وموعدها النهائي، وأولويتها. تتحرك العناصر بين المجموعات لإعادة تنظيمها، وبين الحالات لتقدمها عبر سير العمل.

قوالب اللوحة

عند إنشاء لوحة، تختار قالبًا. يقوم القالب بملء حالات ومجموعات اللوحة مسبقًا حتى تتمكن من البدء في العمل على الفور. يمكنك إضافة، إعادة تسمية، تغيير لون، أو إزالة الحالات والمجموعات لاحقًا.

القالب	الغرض	الحالات (الأولى الافتراضية)	المجموعات
تتبع المهام (todo)	قوائم المهام العامة	للقيام · قيد التنفيذ · منجز	الرئيسية
تخطيط التركيب (install)	جدولة التركيبات الميدانية/الشبكية	مجدولة · قيد التنفيذ · مكتملة · معلقة	هذا الأسبوع · الأسبوع المقبل · لاحقًا
طلبات الميزات (features)	خط أنابيب المنتج/الميزة	جديدة · قيد المراجعة · مخطط لها · قيد التطوير · مُصدرة	طلبات الميزات · قيد التنفيذ · مكتملة
لوحة فارغة (blank)	نقطة انطلاق بسيطة	للقيام · منجز	العناصر

الحالات المعروضة بالخط العريض تُعتبر حالات "منجزة" - العناصر في تلك الحالات تُعتبر مكتملة. إذا لم يتم اختيار قالب، يتم استخدام تخطيط اللوحة الفارغة.

ترقيم العناصر

يتم تعيين رقم فريد، قابل للقراءة البشرية، لكل عنصر عند إنشائه، بحيث يمكن الإشارة إليه في المحادثات، وال��ذاكر، والبريد الإلكتروني.

التنسيق هو:

{PREFIX}-{BOARD}-{SEQUENCE}

على سبيل المثال: BRD-001-00001

الجزء	المعنى
PREFIX	بادئة عنصر اللوحة. الافتراضية هي BRD وقابلة للتكوين لكل لوحة (حتى 10 أحرف، على سبيل المثال INST للوحة التركيب).
BOARD	معرف اللوحة، مُعبأ بالأصفار إلى ثلاثة أرقام.
SEQUENCE	تسلسل العنصر داخل اللوحة، مُعبأ بالأصفار إلى خمسة أرقام.

يمكنك فتح أي عنصر مباشرةً برقم العنصر الخاص به من عرض اللوحة أو عبر API.

إنشاء وإدارة اللوحات

إنشاء لوحة

1. انتقل إلى إدارة العمل → اللوحات
2. انقر على إنشاء لوحة
3. أكمل تفاصيل اللوحة:
   • اسم اللوحة (مطلوب)
   • الوصف (اختياري)
   • القالب - تتبع المهام، تخطيط التركيب، طلبات الميزات، أو لوحة فارغة
   • بادئة العنصر - تُستخدم في أرقام العناصر (الافتراضية BRD، حتى 10 أحرف)
   • الرؤية - موظفين فقط أو عامة (تضمين API)
4. انقر على إنشاء

يصبح المستخدم الذي ينشئ اللوحة هو المالك لها.

إعدا��ات اللوحة

يمكن لمالكي اللوحات والمدراء تعديل لوحة لتغيير اسمها، ووصفها، ورمزها، ولونها، والعميل المرتبط بها، وبادئة العنصر، ورؤيتها. يمكن أيضًا أرشفة اللوحات لإخفائها من القائمة النشطة دون حذف محتوياتها، وحذفها (حذف ناعم يزيل اللوحة من العرض مع الاحتفاظ بالسجلات الأساسية).

تخصيص الحالات، والمجموعات، والتسميات

من داخل لوحة يمكنك:

• الحالات - إضافة، إعادة تسمية، تغيير لون، إعادة ترتيب، تعيين الحالة الافتراضية للعناصر الجديدة، وتمييز الحالات كـ "منجزة". حذف حالة يترك عناصرها بدون حالة (لا يتم حذفها).
• المجموعات - إضافة، إعادة تسمية، تغيير لون، إعادة ترتيب، وطي. حذف مجموعة يترك عناصرها غير مجمعة (لا يتم حذفها).
• التسميات - إضافة، إعادة تسمية، وتغيير لون. حذف تسمية يزيلها من جميع العناصر.

العمل مع العناصر

عرض اللوحة

يع��ض عرض اللوحة كل مجموعة كقسم مع رأس ملون يعرض اسم المجموعة، وعدد العناصر، وتقدم الإنجاز (عدد العناصر في حالة "منجزة"). داخل كل مجموعة، يتم سرد العناصر مع عنوانها ورقمها، والمُعين، والحالة، وموعدها النهائي، والأولوية. يتيح لك صف الإضافة السريعة إنشاء عناصر في السطر.

أسماء الحالات أعلاه توضيحية - كل لوحة تحدد حالات خاصة بها.

إنشاء عنصر

يمكن إنشاء العناصر من صف الإضافة السريعة في أي مجموعة، أو عبر زر إنشاء عنصر. يحتوي العنصر على:

الحقل	الوصف
العنوان	مطلوب. ملخص قصير للعمل.
الوصف	تفاصيل اختيارية.
المجموعة	الصف الذي ينتمي إليه العنصر. الافتراضية هي المجموعة الأولى إذا لم يتم اخ��يارها.
الحالة	مرحلة سير العمل. الافتراضية هي الحالة الافتراضية للوحة.
الأولوية	منخفضة، متوسطة، عالية، أو عاجلة (الافتراضية هي متوسطة).
موعد نهائي	موعد نهائي اختياري.
المعين	الموظف المسؤول.
الطالب	من طلب العمل - مستخدم موظف أو جهة اتصال عميل.
العميل / الخدمة / التذكرة	روابط اختيارية للسجلات ذات الصلة.
التسميات	علامة أو أكثر من علامات الفئة.

نقل العناصر

يتم نقل العناصر لإعادة تنظيمها أو تقدمها:

• تغيير المجموعة - نقل العنصر إلى صف/مسار سباحة مختلف
• تغيير الحالة - تقدم العنصر عبر سير العمل
• إعادة ترتيب - تغيير موضع العنصر داخل مجموعته

يتم تسجيل كل حركة في تاريخ العنصر.

مستويات الأولوية

الأولوية	الاستخدام النموذجي
عاجل	عمل حرج يتطلب اهتمامًا فوريًا
عالي	عمل مهم، يجب معالجته قريبًا
متوسط	عمل قياسي (افتراضي)
منخفض	عمل ثانوي أو مرغوب فيه

التعاون

التعليقات وتاريخ النشاط

لكل عنصر تغذية نشاط تجمع بين التعليقات اليدوية وتاريخ التغييرات التلقائي. يسجل النظام التغييرات في الحالة، والمُعين، والعنوان، والأولوية، وموعد الانتهاء، والمجموعة - ملتقطًا القيم السابقة والجديدة - بحيث تكون القصة الكاملة للعنصر مرئية دائمًا.

المشتركين والإشعارات

يتلقى المشتركون إشعارات عند تغيير عنصر. يتم إدارة الاشتراكات تلقائيًا ويدويًا:

• تلقائي - يتم الاشتراك تلقائيًا لمنشئ العنصر والمُعين. عند إعادة تعيين عنصر، يتم الاشتراك للمُعين الجديد.
• @الإشارات - ذكر موظف باستخدام @username في تعليق يشترك تلقائيًا.
• يدوي - يمكن الاشتراك (والإلغاء) لموظفين أو جهات اتصال عملاء مباشرةً في عنصر.

يمكن للمشتركين الذين تمت إضافتهم تلقائيًا إلغاء اشتراكهم بأنفسهم.

التحكم في الوصول والأدوار

تكون اللوحات خاصة بأعضائها. يتم منح كل عضو دور يحكم ما يمكنهم القيام به في تلك اللوحة.

الدور	العرض	إنشاء / تعديل العناصر	إدارة الإعدادات (الحالات، التسميات)	إدارة الأعضاء	حذف اللوحة
مالك	✓	✓	✓	✓	✓
مدير	✓	✓	✓	✗	✗
عضو	✓	✓	✗	✗	✗
مشاهد	✓	✗	✗	✗	✗

يمكن لمسؤولي النظام الوصول إلى جم��ع اللوحات وإدارتها بغض النظر عن العضوية. يرى المستخدمون غير الإداريين فقط اللوحات التي هم أعضاء فيها.

ملاحظة: يتم أيضًا تنظيم إجراءات اللوحة بواسطة أذونات على مستوى النظام (انظر المستخدمون والأدوار). يحتاج المستخدم إلى كل من إذن النظام ذي الصلة ودور اللوحة المناسب. يجب أن تحتفظ اللوحة دائمًا بمالك واحد على الأقل.

أذونات متعلقة باللوحة

الإذن	يمنح القدرة على
VIEW_BOARD	سرد وعرض اللوحات
CREATE_BOARD	إنشاء لوحات جديدة
UPDATE_BOARD	تعديل تفاصيل اللوحة وإدارة المجموعات
DELETE_BOARD	حذف لوحة
MANAGE_BOARD_SETTINGS	إنشاء، تعديل، وحذف الحالات والتسميات
MANAGE_BOARD_MEMBERS	إضافة، تحديث، وإزالة أعضاء اللوحة
GENERATE_PUBLIC_TOKEN	إنشاء رابط مشاركة عامة
VIEW_BOARD_ITEM	عرض العناصر، والتعليقات، والمشتركين
CREATE_BOARD_ITEM	إنشاء عنا��ر
UPDATE_BOARD_ITEM	تعديل العناصر، نقل العناصر، وإضافة التعليقات
DELETE_BOARD_ITEM	حذف العناصر

الرؤية والمشاركة العامة

تحتوي كل لوحة على إعداد رؤية:

الرؤية	السلوك
موظفين فقط	الافتراضية. يمكن لأعضاء اللوحة (ومسؤولي النظام) فقط الوصول إلى اللوحة.
عامة	بالإضافة إلى وصول الأعضاء، يمكن قراءة اللوحة عبر رابط عام آمن دون تسجيل الدخول.

يؤدي إنشاء رمز وصول عام إلى إنتاج رابط فريد، غير قابل للتخمين، ويحول اللوحة إلى رؤية عامة. الرابط العام هو للقراءة فقط ومخصص لتضمين عرض اللوحة - على سبيل المثال على صفحة حالة داخلية أو لوحة عرض. يؤدي إعادة إنشاء الرمز إلى إبطال الرابط السابق. لإيقاف الوصول العام، قم بتحويل رؤية اللوحة مرة أخرى إلى موظفين فقط.

العثور على العناصر

التصفية والبحث

يدعم عرض اللوحة وقوائم العناصر التصفية والبحث للتركيز على ما يهم:

التصفية	الوصف
البحث	يتطابق مع عنوان العنصر، والوصف، ورقم العنصر
الحالة	حالة واحدة أو أكثر
المعين	موظف محدد
الأولوية	مستوى أو أكثر من مستويات الأولوية
المجموعة	مجموعة محددة
العميل	عناصر مرتبطة بعميل محدد
التسميات	علامة أو أكثر
متأخر	عناصر تجاوز موعدها النهائي

الفرز

يمكن فرز العناصر حسب الموضع (ترتيب اللوحة اليدوي)، تاريخ الإنشاء، موعد الانتهاء، الأولوية، العنوان، أو تاريخ آخر تعديل، بترتيب تصاعدي أو تنازلي. يتم تقسيم اللوحات الطويلة إلى صفحات.

أفضل الممارسات

إعداد اللوحة

1. اختر القالب الأقرب - ابدأ من تخطيط التركيب أو طلبات الميزات بدلاً من فارغ عندما تناسب؛ يمكنك تخصيصها لاحقًا.
2. استخدم بادئة عنصر ذات معنى - على سبيل المثال INST للتركيبات، بحيث تكون أرقام العناصر ذات وصف ذاتي.
3. اجعل الحالات بسيطة - مجموعة صغيرة وواضحة من مراحل سير العمل أسهل في الإدارة من العديد من المراحل المتداخلة.
4. تمييز الحالات "المنجزة" - بحيث يظهر تقدم الإنجاز بشكل صحيح في رؤوس المجموعات.

الاستخدام اليومي

1. تعيين كل عنصر - الملكية الواضحة تمنع العمل من التوقف.
2. تعيين مواعيد نهائية - بحيث يكون فلتر متأخر ذا معنى.
3. استخدم @الإشارات - لجذب الأشخاص المناسبين إلى عنصر دون إدارة الاشتراكات يدويًا.
4. ربط السجلات ذات الصلة - ربط العناصر بالعميل، أو الخدمة، أو التذكرة ذات الصلة للحصول على السياق.
5. نقل، لا تعيد إنشاء - تقدم العناصر عبر الحالات بحيث يروي تاريخ التغيير القصة الكاملة.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

المشكلة: لا يمكن لمستخدم رؤية لوحة

• تأكد من إضافة المستخدم كعضو في اللوحة.
• تأكد من أن المستخدم لديه إذن VIEW_BOARD لدوره.
• تذكر أن غير الإداريين يرون فقط اللوحات التي ينتمون إليها.

المشكلة: لا يمكن لمستخدم تغيير الحالات أو التسميات

• إدارة الحالات والتسميات تتطلب دور مالك أو مدير للوحة بالإضافة إلى إذن MANAGE_BOARD_SETTINGS.

المشكلة: اختفت العناصر بعد حذف حالة أو مجموعة

• العناصر لم تُحذف. حذف حالة يترك عناصرها بدون حالة؛ حذف مجموعة يترك عناصرها غير مجمعة. عيّن حالة أو مجموعة جديدة لإعادتها إلى العرض.

المشكلة: الرابط العام لا يظهر اللوحة

• تأكد من تعيين رؤية اللوحة إلى عامة.
• تأكد من أن الرابط الحالي - إعادة إنشاء الرمز يبطل الرابط السابق.

المشكلة: لا يمكن إزالة عضو

• يجب أن تحتوي اللوحة دائمًا على مالك واحد على الأقل. عيّن مالكًا آخر قبل إزالة الأخير.