لوحات (إدارة العمل)

تقدم OmniCRM اللوحات نظام إدارة عمل مرن على طراز كانبان لتتبع المهام، والتركيبات، وطلبات الميزات، وأي عمل آخر يحتاج فريقك إلى تنسيقه. تقع اللوحات بجانب نظام تذاكر الدعم. التذاكر مدفوعة بمشكلات العملاء. اللوحات مدفوعة بالعمل والمشاريع. تمنح اللوحات الفرق طريقة بصرية لتنظيم العناصر في مجموعات، وتحريكها عبر الحالات، وتعيين المالكين، والتعاون.

انظر أيضًا: تذاكر الدعم لتتبع مشكلات العملاء، المستخدمون والأدوار للأذونات، العملاء، جهات الاتصال والمواقع للسجلات التي يمكنك ربط العناصر بها.

نظرة عامة

تمكن اللوحات:

1. تتبع العمل ب��ريًا: تنظيم العمل في مجموعات (صفوف) وحالات (مراحل سير العمل)
2. القوالب: البدء بسرعة مع تخطيطات مسبقة البناء لقوائم المهام، والتركيبات، وطلبات الميزات
3. الملكية: تعيين العناصر للموظفين، وتسجيل من طلبها، وتتبع المواعيد النهائية
4. الربط: ربط العناصر بالعملاء، والخدمات، وتذاكر الدعم
5. التعاون: التعليقات، تاريخ التغييرات، @الإشارات، والاشتراكات
6. التحكم في الوصول: عضوية لكل لوحة مع أذونات قائمة على الأدوار
7. المشاركة العامة: إمكانية كشف لوحة للقراءة فقط عبر رابط آمن للتضمين

المفاهيم الأساسية

تُبنى اللوحة من مجموعة صغيرة من العناصر الأساسية. فهم كيفية تناسقها يجعل بقية هذا الدليل بسيطًا.

المفهوم	ما هو
اللوحة	مساحة العمل على المستوى الأعلى. تحتوي على مجموعاتها، وحالاتها، وعلاماتها، وأعضائها، وعناصرها الخاصة.
المجموعة	صف أفقي (مسار سباحة) ينظم العناصر في أقسام، على سبيل المثال هذا الأسبوع، الأسبوع المقبل، لاحقًا. يمكن طي المجموعات.
الحالة	مرحلة سير العمل لعنصر، على سبيل المثال قيد التنفيذ، في التقدم، منجز. حالة واحدة هي الافتراضية للعناصر الجديدة. يمكن تمييز أي حالة كحالة "منجزة".
العنصر	وحدة عمل واحدة (بطاقة). لها عنوان، وصف، أولوية، مُعين، موعد نهائي، علامات، ورقم عنصر فريد.
العلامة	علامة ملونة تُطبق على العناصر للتصنيف (على سبيل المثال خطأ، ميزة). يمكن أن يحمل العنصر علامات متعددة.
العضو	مستخدم تم منحه الوصول إلى اللوحة، مع دور يتحكم فيما يمكنه القيام به.

كيفية عمل التخطيط: المجموعات هي الصفوف في اللوحة. داخل كل مجموعة، يتم سرد العناصر وتظهر حالتها الحالية، والمُعين، وموعدها النهائي، وأولويتها. تتحرك العناصر بين المجموعات لإعادة تنظيمها، وبين الحالات لتقدمها عبر سير العمل.

قوالب اللوحة

عند إنشاء لوحة، تختار قالبًا. يقوم القالب بملء حالات ومجموعات اللوحة مسبقًا حتى تتمكن من البدء في العمل على الفور. يمكنك إضافة، إعادة تسمية، تغيير لون، أو إزالة الحالات والمجموعات بعد ذلك.

القالب	الغرض	الحالات (الأولى افتراضيًا)	المجموعات
تتبع المهام (todo)	قوائم المهام العامة	قيد التنفيذ · في التقدم · منجز	الرئيسية
تخطيط التركيب (install)	جدولة التركيبات الميدانية / الشبكية	مجدولة · في التقدم · مكتملة · معلقة	هذا الأسبوع · الأسبوع المقبل · لاحقًا
طلبات الميزات (features)	خط أنابيب المنتج / الميزات	جديدة · قيد المراجعة · مخطط لها · قيد التطوير · تم إصدارها	طلبات الميزات · في التقدم · مكتملة
لوحة فارغة (blank)	نقطة انطلاق بسيطة	قيد التنفيذ · منجز	العناصر

الحالات المعروضة بالخط العريض مُعلمة كحالات "منجزة". العناصر في تلك الحالات تُعتبر مكتملة. إذا لم يتم اختيار قالب، يتم استخدام تخطيط اللوحة الفارغة.

ترقيم العناصر

يتم تعيين رقم فريد، قابل للقراءة البشرية لكل ��نصر عند إنشائه، بحيث يمكن الإشارة إليه في المحادثات، والتذاكر، والبريد الإلكتروني.

التنسيق هو:

{PREFIX}-{BOARD}-{SEQUENCE}

على سبيل المثال: BRD-001-00001

الجزء	المعنى
PREFIX	بادئة عنصر اللوحة. الافتراضي هو BRD ويمكن تكوينه لكل لوحة (حتى 10 أحرف، على سبيل المثال INST للوحة التركيب).
BOARD	معرف اللوحة، مُعبأ بالأصفار إلى ثلاثة أرقام.
SEQUENCE	تسلسل العنصر داخل اللوحة، مُعبأ بالأصفار إلى خمسة أرقام.

يمكنك فتح أي عنصر مباشرة برقم العنصر الخاص به من عرض اللوحة أو عبر API.

إنشاء وإدارة اللوحات

إنشاء لوحة

1. انتقل إلى إدارة العمل → اللوحات
2. انقر على إنشاء لوحة
3. أكمل تفاصيل اللوحة:
   • اسم اللوحة (مطلوب)
   • الوصف (اختياري)
   • القالب: تتبع المهام، تخطيط التركيب، طلبات الميزات، أو لو��ة فارغة
   • بادئة العنصر: تُستخدم في أرقام العناصر (الافتراضي BRD، حتى 10 أحرف)
   • الرؤية: موظفين فقط أو عامة (تضمين API)
4. انقر على إنشاء

يصبح المستخدم الذي ينشئ اللوحة مالكًا لها.

إعدادات اللوحة

يمكن لمالكي اللوحات والمديرين تعديل لوحة لتغيير اسمها، ووصفها، ورمزها، ولونها، والعميل المرتبط بها، وبادئة العنصر، ورؤيتها. يمكن أيضًا أرشفة اللوحات لإخفائها من القائمة النشطة دون حذف محتوياتها، وحذفها (حذف ناعم يزيل اللوحة من العرض مع الاحتفاظ بالسجلات الأساسية).

تخصيص الحالات، والمجموعات، والعلامات

من داخل لوحة يمكنك:

• الحالات: إضافة، إعادة تسمية، تغيير لون، إعادة ترتيب، تعيين الحالة الافتراضية للعناصر الجديدة، وتمييز الحالات كـ "منجزة". إذا قمت بحذف حالة، تترك عناصرها بدون حالة. لا يتم حذفها.
• المجموعات: إضافة�� إعادة تسمية، تغيير لون، إعادة ترتيب، وطي. إذا قمت بحذف مجموعة، تترك عناصرها غير مجمعة. لا يتم حذفها.
• العلامات: إضافة، إعادة تسمية، وتغيير لون. إذا قمت بحذف علامة، يزيل النظام العلامة من جميع العناصر.

العمل مع العناصر

عرض اللوحة

يعرض عرض اللوحة كل مجموعة كقسم مع رأس ملون يعرض اسم المجموعة، وعدد العناصر، وتقدم الإنجاز (عدد العناصر في حالة "منجزة"). داخل كل مجموعة، يتم سرد العناصر مع عنوانها ورقمها، والمُعين، والحالة، وموعدها النهائي، وأولويتها. تتيح لك صف الإضافة السريعة إنشاء عناصر داخل السطر.

أسماء الحالات أعلاه توضيحية. كل لوحة تعرف حالات خاصة بها.

إنشاء عنصر

يمكن إنشاء العناصر من صف الإضافة ال��ريعة في أي مجموعة، أو عبر زر إنشاء عنصر. يحتوي العنصر على:

الحقل	الوصف
العنوان	مطلوب. ملخص قصير للعمل.
الوصف	تفاصيل اختيارية.
المجموعة	الصف الذي ينتمي إليه العنصر. الافتراضي هو أول مجموعة إذا لم يتم اختياره.
الحالة	مرحلة سير العمل. الافتراضي هو الحالة الافتراضية للوحة.
الأولوية	منخفضة، متوسطة، عالية، أو عاجلة (الافتراضي هو متوسطة).
موعد نهائي	موعد نهائي اختياري.
المعين	الموظف المسؤول.
الطالب	من طلب العمل: مستخدم موظف أو جهة اتصال عميل.
العميل / الخدمة / التذكرة	روابط اختيارية للسجلات ذات الصلة.
العلامات	علامة أو أكثر من علامات الفئة.

نقل العناصر

يتم نقل العناصر لإعادة تنظيمها أو لتقدمها:

• تغيير المجموعة: نقل العنصر إلى صف / مسار سباحة مختلف
• تغيير الحالة: تقدم العنصر عبر سير العمل
• إعادة الترتيب: تغيير موضع العنصر داخل مجموعته

يتم تسجيل كل حركة في تاريخ العنصر.

مستويات الأولوية

الأولوية	الاستخدام النموذجي
عاجل	عمل حرج يتطلب اهتمامًا فوريًا
عالي	عمل مهم، يجب معالجته قريبًا
متوسط	عمل قياسي (افتراضي)
منخفض	عمل ثانوي أو مرغوب فيه

التعاون

التعليقات وتاريخ النشاط

يمتلك كل عنصر تغذية نشاط تجمع بين التعليقات اليدوية وتاريخ التغييرات التلقائي. يسجل النظام التغييرات في الحالة، والمُعين، والعنوان، والأولوية، وموعد الاستحقاق، والمجموعة. يلتقط القيم السابقة والجديدة، بحيث تكون القصة الكاملة للعنصر مرئية دائمًا.

المشتركين والإشعارات

يتلقى المشتركين إشعارات عند تغيير عنصر. يتم إدارة الاشتراكات تلقائيًا ويدويًا:

• تلقائي: يشترك النظام في منشئ العنصر والمُعين تلقائيًا. عندما تعيد تعيين عنصر، يشترك النظام في المُعين الجديد.
• @الإشارات: اذكر موظفًا باستخدام @username في تعليق للاشتراك بهم تلقائيًا.
• يدوي: اشترك في موظفين أو جهات اتصال عملاء في عنصر مباشرة، أو ألغِ اشتراكهم.

يمكن للمشتركين الذين تمت إضافتهم تلقائيًا إلغاء اشتراكهم بأنفسهم.

التحكم في الوصول والأدوار

تكون اللوحات خاصة بأعضائها. يتم منح كل عضو دور يتحكم فيما يمكنه القيام به على تلك اللوحة.

الدور	العرض	إنشاء / تعديل العناصر	إدارة الإعدادات (الحالات، العلامات)	إدارة الأعضاء	حذف اللوحة
المالك	✓	✓	✓	✓	✓
المدير	✓	✓	✓	✗	✗
العضو	✓	✓	✗	✗	✗
المشاهد	✓	✗	✗	✗	✗

يمكن لمشرفي النظام الوصول إلى جميع اللوحات وإدارتها بغض النظر عن العضوية. لا يرى المستخدمون غير المشرفين إلا اللوحات التي هم أعضاء فيها.

ملاحظة: تخضع إجراءات اللوحة أيضًا للأذونات على مستوى النظام (انظر المستخدمون والأدوار). يحتاج المستخدم إلى كل من إذن النظام ذي الصلة ودور اللوحة المناسب. يجب أن تحتفظ اللوحة دائمًا بمالك واحد على الأقل.

الأذونات المتعلقة باللوحة

الإذن	يمنح القدرة على
VIEW_BOARD	قائمة وعرض اللوحات
CREATE_BOARD	إنشاء لوحات جديدة
UPDATE_BOARD	تعديل تفاصيل اللوحة وإدارة المج��وعات
DELETE_BOARD	حذف لوحة
MANAGE_BOARD_SETTINGS	إنشاء، تعديل، وحذف الحالات والعلامات
MANAGE_BOARD_MEMBERS	إضافة، تحديث، وإزالة أعضاء اللوحة
GENERATE_PUBLIC_TOKEN	إنشاء رابط مشاركة عامة
VIEW_BOARD_ITEM	عرض العناصر، والتعليقات، والمشتركين
CREATE_BOARD_ITEM	إنشاء عناصر
UPDATE_BOARD_ITEM	تعديل العناصر، نقل العناصر، وإضافة تعليقات
DELETE_BOARD_ITEM	حذف العناصر

الرؤية والمشاركة العامة

تحتوي كل لوحة على إعداد رؤية:

الرؤية	السلوك
موظفين فقط	الافتراضي. يمكن فقط لأعضاء اللوحة (والمشرفين على النظام) الوصول إلى اللوحة.
عامة	بالإضافة إلى الوصول للأعضاء، يمكن قراءة اللوحة عبر رابط عام آمن دون تسجيل الدخول.

توليد رمز وصول عام ينتج رابطًا فريدًا، غير قابل للتخمين ويحول اللوحة إلى رؤية عامة. الرابط العام هو للقراءة فقط. استخدمه لتضمين عرض لوحة، على سبيل المثال على صفحة حالة داخلية أو لوحة عرض. يؤدي إعادة توليد الرمز إلى إبطال الرابط السابق. لإيقاف الوصول العام، قم بتحويل رؤية اللوحة مرة أخرى إلى موظفين فقط.

العثور على العناصر

التصفية والبحث

يدعم عرض اللوحة وقوائم العناصر التصفية والبحث للتركيز على ما يهم:

التصفية	الوصف
بحث	يتطابق مع عنوان العنصر، الوصف، ورقم العنصر
الحالة	حالة واحدة أو أكثر
المعين	موظف محدد
الأولوية	مستوى أو أكثر من مستويات الأولوية
المجموعة	مجموعة محددة
العميل	عناصر مرتبطة بعميل محدد
العلامات	علامة أو أكثر
متأخر	عناصر تجاوز موعدها النهائي

الفرز

يمكن فرز العناصر حسب الموضع (ترتيب اللوحة اليدوي)، تاريخ الإنشاء، موعد الاستحقاق، الأولوية، العنوان، أو تاريخ آخر تعديل، بترتيب تصاعدي أو تنازلي. يتم تقسيم اللوحات الطويلة إلى صفحات.

أفضل الممارسات

إعداد اللوحة

1. اختر القالب الأقرب: ابدأ من تخطيط التركيب أو طلبات الميزات بدلاً من فارغ عندما تناسب. يمكنك تخصيصها لاحقًا.
2. استخدم بادئة عنصر ذات معنى: على سبيل المثال INST للتركيبات، بحيث تكون أرقام العناصر ذات وصف ذاتي.
3. اجعل الحالات بسيطة: مجموعة صغيرة وواضحة من مراحل سير العمل أسهل في الإدارة من العديد من المراحل المتداخلة.
4. تمييز حالات "منجزة": حتى يظهر تقدم الإنجاز بشكل صحيح في رؤوس المجموعات.

الاستخدام اليومي

1. عين كل عنصر: الملكية الواضحة تمنع العمل من التوقف.
2. حدد مواعيد نهائية: حت�� يكون فلتر متأخر ذا معنى.
3. استخدم @الإشارات: لجذب الأشخاص المناسبين إلى عنصر دون إدارة الاشتراكات يدويًا.
4. اربط السجلات ذات الصلة: اربط العناصر بالعميل، الخدمة، أو التذكرة ذات الصلة للسياق.
5. نقل، لا تعيد إنشاء: تقدم العناصر عبر الحالات بحيث يروي تاريخ التغيير القصة الكاملة.

استكشاف الأخطاء

المشكلة: لا يمكن لمستخدم رؤية لوحة

• تأكد من إضافة المستخدم كعضو في اللوحة.
• تأكد من أن المستخدم لديه إذن VIEW_BOARD لدوره.
• تذكر أن غير المشرفين لا يرون إلا اللوحات التي ينتمون إليها.

المشكلة: لا يمكن لمستخدم تغيير الحالات أو العلامات

• إدارة الحالات والعلامات تتطلب دور مالك أو مدير للوحة بالإضافة إلى إذن MANAGE_BOARD_SETTINGS.

المشكلة: اختفت العناصر بعد حذف حالة أو مجموعة

• العناصر لم تُحذف. حذف حالة يترك عناصرها بدون حالة؛ حذف مجموعة يت��ك عناصرها غير مجمعة. عيّن حالة أو مجموعة جديدة لإعادتها إلى العرض.

المشكلة: الرابط العام لا يظهر اللوحة

• تأكد من تعيين رؤية اللوحة إلى عامة.
• تأكد من أن الرابط حالي. إعادة توليد الرمز تبطل الرابط السابق.

المشكلة: لا يمكن إزالة عضو

• يجب أن تحتوي اللوحة دائمًا على مالك واحد على الأقل. عيّن مالكًا آخر قبل إزالة الأخير.