Painéis (Gerenciamento de Trabalho)
OmniCRM Painéis fornecem um sistema flexível de gerenciamento de trabalho estilo kanban para rastreamento de tarefas, instalações, solicitações de recursos e qualquer outro trabalho que sua equipe precise coordenar. Os painéis estão ao lado do Sistema de Tickets de Suporte. Os tickets são impulsionados por problemas dos clientes. Os painéis são impulsionados por trabalho e projetos. Os painéis oferecem às equipes uma maneira visual de organizar itens em grupos, movê-los através de status, atribuir proprietários e colaborar.
Veja também: Tickets de Suporte para rastreamento de problemas de clientes, Usuários e Papéis para permissões, Clientes, Contatos e Sites para os registros aos quais você pode vincular itens.
Visão Geral
Os painéis permitem:
- Rastreamento Visual de Trabalho: Organizar o trabalho em grupos (linhas) e status (estágios do fluxo de trabalho)
- Modelos: Comece rapidamente com layouts pré-construídos para listas de tarefas, instalações e solicitações de recursos
- Propriedade: Atribuir itens ao pessoal, registrar quem os solicitou e rastrear datas de vencimento
- Vinculação: Conectar itens a clientes, serviços e tickets de suporte
- Colaboração: Comentários, histórico de alterações, @menções e assinaturas
- Controle de Acesso: Membro por painel com permissões baseadas em papéis
- Compartilhamento Público: Opcionalmente expor um painel somente leitura através de um link seguro para incorporação
Conceitos Fundamentais
Um painel é construído a partir de um pequeno conjunto de blocos de construção. Entender como eles se encaixam torna o resto deste guia simples.
| Conceito | O que é |
|---|---|
| Painel | O espaço de trabalho de nível superior. Contém seus próprios grupos, status, rótulos, membros e itens. |
| Grupo | Uma linha horizontal (faixa de natação) que organiza itens em seções, por exemplo Esta Semana, Próxima Semana, Mais Tarde. Os grupos podem ser recolhidos. |
| Status | O estágio do fluxo de trabalho de um item, por exemplo A Fazer, Em Progresso, Concluído. Um status é o padrão para novos itens. Qualquer status pode ser marcado como um estado "concluído". |
| Item | Uma única unidade de trabalho (um cartão). Tem um título, descrição, prioridade, responsável, data de vencimento, rótulos e um número de item exclusivo. |
| Rótulo | Uma tag codificada por cor aplicada a itens para categorização (por exemplo Erro, Recurso). Um item pode ter vários rótulos. |
| Membro | Um usuário que recebeu acesso ao painel, com um papel que controla o que ele pode fazer. |
Como o layout funciona: Os grupos são as linhas do painel. Dentro de cada grupo, os itens são listados e mostram seu status atual, responsável, data de vencimento e prioridade. Os itens se movem entre grupos para reorganizá-los e entre status para avançá-los pelo fluxo de trabalho.
Modelos de Painel
Ao criar um painel, você escolhe um modelo. O modelo pré-preenche os status e grupos do painel para que você possa começar a trabalhar imediatamente. Você pode adicionar, renomear, mudar a cor ou remover status e grupos posteriormente.
| Modelo | Propósito | Status (padrão primeiro) | Grupos |
|---|---|---|---|
Rastreamento de Tarefas (todo) | Listas gerais de tarefas | A Fazer · Em Progresso · Concluído | Principal |
Planejamento de Instalação (install) | Agendamento de instalações de campo/rede | Agendado · Em Progresso · Concluído · Em Espera | Esta Semana · Próxima Semana · Mais Tarde |
Solicitações de Recursos (features) | Pipeline de produto/recurso | Novo · Em Revisão · Planejado · Em Desenvolvimento · Liberado | Solicitações de Recursos · Em Progresso · Concluído |
Painel em Branco (blank) | Ponto de partida mínimo | A Fazer · Concluído | Itens |
Os status mostrados em negrito são marcados como estados "concluídos". Itens nesses status contam como concluídos. Se nenhum modelo for selecionado, o layout Painel em Branco é usado.
Numeração de Itens
Cada item recebe um número único e legível por humanos quando é criado, para que possa ser referenciado em conversas, tickets e e-mails.
O formato é:
{PREFIX}-{BOARD}-{SEQUENCE}
Por exemplo: BRD-001-00001
| Segmento | Significado |
|---|---|
PREFIX | O prefixo do item do painel. Por padrão é BRD e é configurável por painel (até 10 caracteres, por exemplo INST para um painel de instalação). |
BOARD | O ID do painel, preenchido com zeros até três dígitos. |
SEQUENCE | A sequência do item dentro do painel, preenchida com zeros até cinco dígitos. |
Você pode abrir qualquer item diretamente pelo seu número de item a partir da visualização do painel ou via API.
Criando e Gerenciando Painéis
Criando um Painel
- Navegue até Gerenciamento de Trabalho → Painéis
- Clique em Criar Painel
- Complete os detalhes do painel:
- Nome do Painel (obrigatório)
- Descrição (opcional)
- Modelo: Rastreamento de Tarefas, Planejamento de Instalação, Solicitações de Recursos ou Painel em Branco
- Prefixo do Item: usado nos números dos itens (padrão
BRD, até 10 caracteres) - Visibilidade: Apenas Funcionários ou Público (Incorporação de API)
- Clique em Criar
O usuário que cria um painel se torna seu proprietário.
Configurações do Painel
Os proprietários e administradores do painel podem editar um painel para alterar seu nome, descrição, ícone, cor, cliente vinculado, prefixo do item e visibilidade. Os painéis também podem ser arquivados para ocultá-los da lista ativa sem excluir seu conteúdo, e excluídos (uma exclusão suave que remove o painel da visualização enquanto mantém os registros subjacentes).
Personalizando Status, Grupos e Rótulos
De dentro de um painel, você pode:
- Status: adicionar, renomear, mudar a cor, reordenar, definir o status padrão para novos itens e marcar status como "concluídos". Se você excluir um status, seus itens ficam sem um status. Eles não são excluídos.
- Grupos: adicionar, renomear, mudar a cor, reordenar e recolher. Se você excluir um grupo, seus itens ficam sem agrupamento. Eles não são excluídos.
- Rótulos: adicionar, renomear e mudar a cor. Se você excluir um rótulo, o sistema o remove de todos os itens.
Trabalhando com Itens
A Visualização do Painel
A visualização do painel mostra cada grupo como uma seção com um cabeçalho colorido exibindo o nome do grupo, o número de itens e o progresso de conclusão (quantos itens estão em um status "concluído"). Dentro de cada grupo, os itens são listados com seu título e número, responsável, status, data de vencimento e prioridade. Uma linha de adição rápida permite que você crie itens inline.
Os nomes dos status acima são ilustrativos. Cada painel define seus próprios status.
Criando um Item
Os itens podem ser criados a partir da linha de adição rápida em qualquer grupo, ou via o botão Criar Item. Um item tem:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Título | Obrigatório. Resumo curto do trabalho. |
| Descrição | Detalhe opcional. |
| Grupo | A linha à qual o item pertence. Por padrão, é o primeiro grupo se não for escolhido. |
| Status | O estágio do fluxo de trabalho. Por padrão, é o status padrão do painel. |
| Prioridade | Baixa, Média, Alta ou Urgente (padrão é Média). |
| Data de Vencimento | Prazo opcional. |
| Responsável | O membro da equipe responsável. |
| Solicitante | Quem solicitou o trabalho: um usuário da equipe ou um contato do cliente. |
| Cliente / Serviço / Ticket | Links opcionais para registros relacionados. |
| Rótulos | Uma ou mais tags de categoria. |
Movendo Itens
Os itens são movidos para reorganizá-los ou avançá-los:
- Mudar grupo: mover o item para uma linha/faixa de natação diferente
- Mudar status: avançar o item pelo fluxo de trabalho
- Reordenar: mudar a posição do item dentro de seu grupo
Cada movimento é registrado no histórico do item.
Níveis de Prioridade
| Prioridade | Uso típico |
|---|---|
| Urgente | Trabalho crítico que requer atenção imediata |
| Alta | Trabalho importante, abordar em breve |
| Média | Trabalho padrão (padrão) |
| Baixa | Trabalho menor ou desejável |
Colaboração
Comentários e Histórico de Atividades
Cada item tem um feed de atividades que combina comentários manuais com um histórico de alterações automático. O sistema registra mudanças de status, responsável, título, prioridade, data de vencimento e grupo. Ele captura os valores anteriores e novos, de modo que a história completa de um item esteja sempre visível.
Assinantes e Notificações
Os assinantes recebem notificações quando um item muda. As assinaturas são gerenciadas automaticamente e manualmente:
- Automático: o sistema assina automaticamente o criador e o responsável do item. Quando você reatribui um item, o sistema assina o novo responsável.
- @Menções: mencione um membro da equipe com
@usernameem um comentário para assiná-lo automaticamente. - Manual: assine membros da equipe ou contatos de clientes a um item diretamente ou desinscreva-os.
Os assinantes adicionados automaticamente ainda podem se desinscrever.
Controle de Acesso e Papéis
Os painéis são privados para seus membros. Cada membro recebe um papel que governa o que eles podem fazer nesse painel.
| Papel | Visualizar | Criar / Editar Itens | Gerenciar Configurações (status, rótulos) | Gerenciar Membros | Excluir Painel |
|---|---|---|---|---|---|
| Proprietário | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Administrador | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Membro | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Visualizador | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ | ✗ |
Os administradores do sistema podem acessar e gerenciar todos os painéis, independentemente da associação. Usuários não administradores veem apenas os painéis dos quais são membros.
Nota: As ações do painel também são governadas por permissões em nível de sistema (veja Usuários e Papéis). Um usuário precisa tanto da permissão de sistema relevante quanto de um papel de painel apropriado. Um painel deve sempre manter pelo menos um proprietário.
Permissões Relacionadas ao Painel
| Permissão | Concede a capacidade de |
|---|---|
VIEW_BOARD | Listar e visualizar painéis |
CREATE_BOARD | Criar novos painéis |
UPDATE_BOARD | Editar detalhes do painel e gerenciar grupos |
DELETE_BOARD | Excluir um painel |
MANAGE_BOARD_SETTINGS | Criar, editar e excluir status e rótulos |
MANAGE_BOARD_MEMBERS | Adicionar, atualizar e remover membros do painel |
GENERATE_PUBLIC_TOKEN | Gerar um link de compartilhamento público |
VIEW_BOARD_ITEM | Visualizar itens, comentários e assinantes |
CREATE_BOARD_ITEM | Criar itens |
UPDATE_BOARD_ITEM | Editar itens, mover itens e adicionar comentários |
DELETE_BOARD_ITEM | Excluir itens |
Visibilidade e Compartilhamento Público
Cada painel tem uma configuração de visibilidade:
| Visibilidade | Comportamento |
|---|---|
| Apenas Funcionários | O padrão. Apenas membros do painel (e administradores do sistema) podem acessar o painel. |
| Público | Além do acesso dos membros, o painel pode ser lido através de um link público seguro sem fazer login. |
Gerar um token de acesso público produz um link único e imprevisível e altera a visibilidade do painel para Público. O link público é somente leitura. Use-o para incorporar uma visualização do painel, por exemplo, em uma página de status interna ou painel de controle. Regenerar o token invalida o link anterior. Para parar o acesso público, altere a visibilidade do painel de volta para Apenas Funcionários.
Encontrando Itens
Filtragem e Pesquisa
A visualização do painel e as listas de itens suportam filtragem e pesquisa para se concentrar no que importa:
| Filtro | Descrição |
|---|---|
| Pesquisa | Combina título do item, descrição e número do item |
| Status | Um ou mais status |
| Responsável | Um membro específico da equipe |
| Prioridade | Um ou mais níveis de prioridade |
| Grupo | Um grupo específico |
| Cliente | Itens vinculados a um cliente específico |
| Rótulos | Um ou mais rótulos |
| Atrasados | Itens cuja data de vencimento já passou |
Ordenação
Os itens podem ser ordenados por posição (a ordem manual do painel), data de criação, data de vencimento, prioridade, título ou data da última modificação, em ordem crescente ou decrescente. Painéis longos são paginados.
Melhores Práticas
Configuração do Painel
- Escolha o modelo mais próximo: comece com Planejamento de Instalação ou Solicitações de Recursos em vez de Em Branco quando se encaixarem. Você ainda pode personalizar depois.
- Use um prefixo de item significativo: por exemplo
INSTpara instalações, para que os números dos itens sejam autoexplicativos. - Mantenha os status simples: um pequeno conjunto claro de estágios de fluxo de trabalho é mais fácil de gerenciar do que muitos sobrepostos.
- Marque os status "concluídos": para que o progresso de conclusão seja exibido corretamente nos cabeçalhos dos grupos.
Uso Diário
- Atribua cada item: a clara propriedade evita que o trabalho estagne.
- Defina datas de vencimento: para que o filtro Atrasados tenha significado.
- Use @menções: para envolver as pessoas certas em um item sem gerenciar assinaturas manualmente.
- Vincule registros relacionados: conecte itens ao cliente, serviço ou ticket relevante para contexto.
- Mova, não recrie: avance itens através dos status para que o histórico de alterações conte a história completa.
Resolução de Problemas
Problema: Um usuário não consegue ver um painel
- Confirme se o usuário foi adicionado como membro do painel.
- Confirme se o usuário tem a permissão
VIEW_BOARDpara seu papel. - Lembre-se de que usuários não administradores só veem os painéis dos quais pertencem.
Problema: Um usuário não consegue mudar status ou rótulos
- Gerenciar status e rótulos requer o papel de Proprietário ou Administrador do painel, além da permissão
MANAGE_BOARD_SETTINGS.
Problema: Itens desapareceram após excluir um status ou grupo
- Os itens não são excluídos. Excluir um status deixa seus itens sem um status; excluir um grupo deixa seus itens sem agrupamento. Atribua um novo status ou grupo para trazê-los de volta à visualização.
Problema: O link público não mostra o painel
- Confirme se a visibilidade do painel está definida como Público.
- Confirme se o link é atual. Regenerar o token invalida o link anterior.
Problema: Não é possível remover um membro
- Um painel deve sempre ter pelo menos um proprietário. Atribua outro proprietário antes de remover o último.