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账单选项卡概述

账单选项卡提供了客户所有财务信息的统一视图，将支付方式、交易和发票整合到一个单一界面中，以便于高效的账单管理。

相关文档： 支付方式， 交易， 发票， 支付处理。

访问账单选项卡​

每个客户视图：

  1. 导航到 客户 → [选择客户]
  2. 点击 账单 选项卡
  3. 查看所有三个部分：支付方式、交易和发票

系统范围视图：

系统范围的账单数据可以单独访问：

  • 账单 → 交易 - 所有客户的所有交易
  • 账单 → 发票 - 所有客户的所有发票

自助服务门户：

访问 自助服务门户 的客户可以看到相同的账单选项卡结构：

  • 查看和管理他们的支付方式
  • 查看交易历史
  • 在线查看和支付发票

账单选项卡结构​

账单选项卡分为三个主要部分，以卡片形式显示：

部分 1：支付方式​

目的： 管理客户支付服务的方式

主要功能：

  • 查看所有保存的信用卡
  • 设置默认支付方式
  • 添加新支付方式（通过 Stripe）
  • 删除过期或未使用的卡

客户账单 - 支付方式

支付方式卡片详情{.align-center width="800px"}

文档： basics_payment

部分 2：交易​

目的： 跟踪客户的所有收费和信用

主要功能：

  • 查看交易统计（总计、未开票、本月、上月）
  • 列出所有交易并按作废/开票状态过滤
  • 添加手动交易（收费或信用）
  • 作废错误交易
  • 查看哪些交易已开票与未开票

文档： payments_transaction

部分 3：发票​

目的： 将交易分组为客户支付的账单

主要功能：

  • 查看发票统计（总计、未支付、本月、上月）
  • 列出所有发票并按已支付/作废状态过滤
  • 从未开票交易生成新发票
  • 下载发票 PDF
  • 将发票通过电子邮件发送给客户
  • 在线支付发票（Stripe 或手动支付方式）

客户账单 - 交易和发票

  • 作废或退款发票

文档： payments_invoices

部分之间的数据流​

理解三个部分之间的数据流对于有效的账单管理至关重要。

流程图​

交易 → 发票关系​

1. 交易创建：

当服务被提供或添加手动收费时：

  • 在 交易 部分创建交易
  • 交易状态：未开票
  • 交易的 invoice_id 字段为 null

示例：

2. 发票生成：

当工作人员生成发票时：

  • 在 发票 部分创建发票
  • 在日期范围内的所有未开票交易被分组到发票中
  • 交易的 invoice_id 字段被填充
  • 交易状态更改为：已开票

示例：

3. 交易统计更新：

  • 未开票交易 总数减少
  • 总发票 统计增加
  • 未支付发票 总数增加

发票 → 支付关系​

1. 发票支付：

当客户支付发票时：

  • 使用保存的 支付方式（Stripe 卡）处理支付
  • 或选择手动支付方式（现金、POS、银行转账）
  • 发票状态更改为：已支付

2. 创建支付交易：

对于手动支付（非 Stripe）：

  • 自动创建负交易
  • 交易标题："支付发票 #1234"
  • 交易金额：-$45.00（负数，给予客户信用）
  • 交易的 invoice_id 字段：链接到已支���的发票

示例：

3. 统计更新：

  • 未支付发票 总数减少
  • 本月总发票 不变（发票已存在）

支付方式 → 发票关系​

Stripe 支付流程：

  1. 客户在 支付方式 中添加信用卡
  2. 卡通过 Stripe 进行令牌化，安全存储
  3. 支付发票时，客户选择保存的卡
  4. Stripe 向卡收费
  5. 发票标记为已支付
  6. payment_reference 字段填充 Stripe 支付意图 ID

手动支付流程：

  1. 客户通过现金/POS/银行转账支付（无需支付方式）
  2. 工作人员在支付发票模态中选择支付方式
  3. 工作人员输入参考号码（可选）
  4. 为支付金额创建负交易
  5. 发票标记为已支付

完整的账单工作流程​

这些工作流程演示了三个部分如何协同工作以完成常见任务。

工作流程 1：新客户设置和首次发票​

目标： 为新客户设置账单并收取首次付款

  1. 添加支付方式：
    • 导航到客户 → 账单 选项卡
    • 支付方式 部分 → 点击 "添加支付方式"
    • 客户通过 Stripe 添加信用卡
    • 卡保存为默认支付方式
  2. 验证交易：
    • 交易 部分显示未开票交易：
      • 服务设置费：$50.00
      • 第一个月服务：$45.00
      • 未开票总计：$95.00
  3. 生成发票：
    • 发票 部分 → 点击 "生成临时发票"
    • 设置日期范围以包括设置和第一个月
    • 点击 "生成发票"
    • 发票 #INV-2025-001234 为 $95.00 创建
  4. 交易更新：
    • 两个交易现在显示：发票 #INV-2025-001234
    • 未开票交易 总数现在为 $0.00
  5. 电子邮件发票：
    • 点击发票旁的电子邮件图标
    • 客户收到带有 PDF 和支付链接的发票电子邮件
  6. 客户在线支付：
    • 客户点击电子邮件中的支付链接
    • 被重定向到自助服务门户
    • 点击 "支付发票" 按钮
    • 选择默认支付方式
    • 点击 "支付发票"
    • Stripe 向卡收费
  7. 发票更新：
    • 发票状态更改为 "已支付"
    • 未支付发票 总数减少 $95.00

结果： 客户完全设置了支付方式，首次发票已支付。

工作流程 2：每月定期账单​

目标： 在月底向所有客户收取每月服务费用

  1. 服务自动收费：
    • 月底到来（1 月 31 日）
    • 账单系统自动为所有定期服务创建交易
    • 交易 部分显示新的��开票交易
  2. 审核未开票交易：
    • 导航到 交易 部分
    • 过滤：发票状态：未开票
    • 审核所有准备开票的交易列表
    • 验证金额和描述是否正确
  3. 生成发票：
    • 导航到 账单 → 发票（系统范围）
    • 对每个客户（或使用批处理）：
      • 点击 "生成临时发票"
      • 选择客户
      • 开始日期：2025-01-01
      • 结束日期：2025-01-31
      • 到期日期：2025-02-15
      • 点击 "生成发票"
  4. 交易更新：
    • 所有交易现在链接到发票
    • 未开票交易 总数重置为 $0.00
  5. 电子邮件所有发票：
    • 对于每个发票，点击电子邮件图标
    • 所有客户收到每月发票
  6. 客户支付：
    • 拥有保存支付方式的客户通过自助服务在线支付
    • 工作人员为亲自支付的客户处理现金/POS 支付
    • 未支付发票 总数随着收到的支付而减少

结果： 所有客户在 1 月份开票，发票已发送，支付已处理。

工作流程 3：处理服务问题信用​

目标： 因服务中断给予客户信用，应用于未支付发票

  1. 客户报告问题：
    • 服务中断 2 天
    • 客户应获得 $10 信用
  2. 添加信用交易：
    • 导航到客户 → 账单 选项卡 → 交易 部分
    • 点击 "+ 添加交易"
    • 交易类型：信用
    • 信用类型：现金支付（或适当类型）
    • 标题："服务中断信用"
    • 描述："因 1 月 8-9 日的中断赔偿"
    • 零售成本：10.00
    • 点击 "添加交易"
  3. 交易创建：
    • 交易在列表中显示金额：-$10.00
    • 交易状态：未开票
    • 未开票交易 总数现在包括 -$10.00
  4. 应用于发票：
    • 如果客户已经有未支付的发票：
      • 发票保持未支付，原始金额不变
      • 信用将在下次发票生成时应用
    • 如果生成新发票：
      • 发票 部分 → 点击 "生成临时发票"
      • 包括包含信用交易的日期范围
      • 生成的发票应用了信用：
  5. 客户支付：
    • 客户支付减少的金额：$35.00
    • 发票标记为已支付

结果： 客户因中断获得信用，信用应用于下次发票，收取较低的付款。

工作流程 4：支付方式过期 - 更新并重试​

目标： 客户的卡过期，导致支付失败 - 更新卡并重试��付

  1. 支付失败通知：
    • 客户尝试支付发票
    • Stripe 返回错误："卡过期"
    • 支付失败，发票保持未支付
  2. 更新支付方式：
    • 客户导航到 账单 选项卡
    • 支付方式 部分 → 点击 "添加支付方式"
    • 输入新卡详细信息（更新的到期日期）
    • 新卡保存
  3. 设置为默认：
    • 客户点击新卡上的 "设置为默认"
    • 旧卡自动删除（如果需要）
  4. 重试支付：
    • 导航到 发票 部分
    • 找到未支付的发票
    • 点击 "支付" 图标
    • 支付模态打开，新默认卡预先选择
    • 点击 "支付发票"
    • Stripe 成功向新卡收费
  5. 发票更新：
    • 发票状态更改为 "已支付"
    • payment_reference 字段填充新的 Stripe 支付意图 ID

结果： 客户更新了支付方式，发票成功用新卡支付。

工作流程 5：作废错误发票并重新开票​

目标： 工作人员生成了包含错误交易的发票 - 作废并正确重新生成

  1. 发现错误：
    • 发票 #INV-2025-001234 生成了错误的日期范围
    • 包含了错误月份的交易
    • 发票未支付
  2. 作废发票：
    • 导航到 账单 选项卡 → 发票 部分
    • 找到错误的发票
    • 点击删除图标 (🗑️)
    • 确认作废
    • 发票已作废
  3. 交易释放：
    • 导航到 交易 部分
    • 所有来自作废发票的交易现在显示为：未开票
    • 未开票交易 总数增加
    • 交易可用于新发票
  4. 生成正确的发票：
    • 发票 部分 → 点击 "生成临时发票"
    • 设置正确的日期范围
    • 如有需要，应用过滤器（例如，"移动"用于仅移动的发票）
    • 点击 "生成发票"
    • 创建的新发票包含正确的交易
  5. 验证并发送电子邮件：
    • 审核新发票详情
    • 验证包含的交易是否正确
    • 点击电子邮件图标发送给客户

结果： 错误的发票被作废，交易正确重新开票，客户收到更正的发票。

工作流程 6：处理多张发票的现金支付​

目标： 客户用单一现金支付多张未支付的发票

  1. 客户带着现金到达：
    • 客户带着 $300 现金支付未结发票
    • 导航到客户 → 账单 选项卡
  2. 审核未支付发票：
    • 发票 部分 → 过滤：已支付：尚未支付
    • 查看未支付的发票：
  3. 支付第一张发票：
    • 点击发票 #1234 上的支付图标
    • 支付模态打开
    • 选择 "现金" 支付方式
    • 输入参考："现金支付 2025-02-10 - 收据 #001"
    • 点击 "支付发票"
    • 发票 #1234 标记为 "已支付"
  4. 支付剩余发票：
    • 对发票 #1235 重复此过程：
      • 参考："现金支付 2025-02-10 - 收据 #001"
    • 对发票 #1236 重复：
      • 参考："现金支付 2025-02-10 - 收据 #001"
  5. 验证交易：
    • 导航到 交易 部分
    • 创建三笔新的支付交易：
    • 所有交易链接到各自的发票
  6. 更新统计：
    • 发票 部分 → 未支付发票 总数减少 $300.00
    • 所有发票现在显示 "已支付" 状态

结果： 客户用现金支付了所有未结发票，支付交易记录了收据参考。

最佳实践​

对于工作人员用户​

交易管理：

  • 立即添加手动交易（不要延迟）
  • 使用描述性标题和描述以确保清晰
  • 在适用时将交易链接到服务和站点
  • 在开票前作废错误交易

发票生成：

  • 在一致的时间间隔生成发票（例如，每月的第 1 天）
  • 小心使用日期范围以避免重叠或间隙
  • 在需要时使用过滤器生成特定服务的发票
  • 在生成后立即发送发票电子邮件
  • 在发送给客户之前审核发票 PDF

支付处理：

  • 在尝试收费之前验证支付方式是否有效
  • 对于手动支付（现金、POS、银行转账），始终输入参考号码
  • 在收到付款后立即将发票标记为已支付
  • 仅通过 Stripe 退款（为其他支付方式创建手动信用）

数据卫生：

  • 定期审核未开票交易
  • 调查作废交易以了解账单错误
  • 监控未支付发票并跟进客户
  • 保持支付方式的最新状态（删除过期卡）

对于客户（自助服务门户）​

支付方式：

  • 保持至少一种有效的支付方式在档案中
  • 在卡过期之前更新支付方式
  • 将您首选的卡设置为默认

发票支付：

  • 在到期日前支付发票以避免滞纳金
  • 在支付之前审核发票详情和交易
  • 下载发票 PDF 以备记录
  • 如果发票看起来不正确，请立即联系支持

交易审核：

  • 定期审核交易历史
  • 立即报告任何意外收费
  • 理解哪些交易已开票与未开票

对于管理员​

系统配置：

  • 配置 Mailjet 电子邮件模板以专业发送���票
  • 自定义发票 PDF 模板以匹配品牌
  • 设置 Stripe 集成以安全处理支付
  • 配置支付条款和到期日期

监控和报告：

  • 使用统计小部件监控账单健康
  • 跟踪 未开票交易 总数 - 应在账单周期后减少
  • 监控 未支付发票 总数 - 跟进逾期付款
  • 审核 本月 与 上月 统计以观察趋势

自动化：

  • 通过产品配置自动化定期服务收费
  • 设置自动生成定期账单的发票（如果可用）
  • 配置逾期发票的电子邮件提醒

常见问题及解决方案​

问题：客户无法支付发票​

症状：

  • 客户点击支付按钮但没有反应
  • 错误信息："未找到支付方式"

诊断：

  1. 导航到客户 → 账单 选项卡 → 支付方式 部分
  2. 检查客户是否有任何保存的支付方式
  3. 检查保存的卡是否过期

解决方案：

  • 客户必须在支付发票之前添加有效的支付方式
  • 指导客户前往 支付方式 页面以添加信用卡
  • 验证卡是否被接受（Visa、Mastercard、Amex 等）
  • 添加卡后重试支付

问题：发票生成了错误的交易​

症状：

  • 发票包含错误期间的交易
  • 发票缺少预期的交易
  • 发票总额不正确

诊断：

  1. 在 发票 部分打开发票
  2. 审核发票中包含的交易
  3. 检查交易日期与发票日期范围
  4. 检查生成时是否应用了过滤器

解决方案：

  • 如果发票未支付： 作废发票，验证交易未开票，使用正确的日期范围重新生成
  • 如果发票已支付： 不能作废 - 为错误金额创建信用交易，生成更正的发票
  • 预防措施： 在生成发票之前始终审核 交易 部分以验证将包含正确的交易

问题：未开票交易总数未减少​

症状：

  • 未开票交易 小部件显示高金额
  • 交易列表显示许多未开票交易
  • 每月发票已生成

诊断：

  1. 按 发票状态：未开票 过滤交易
  2. 审核未开票交易列表
  3. 检查交易日期 - 可能是上次发票生成后的新收费
  4. 检查是否有作废的交易（不应计入未开票总数）

解决方案：

  • 预期行为： 在上次发票生成后创建的交易在下一个账单周期之前保持未开票
  • 如果旧交易未开票： 为这些交易生成发票并使用适当的日期范围
  • 如果作废的交易被计入： 系统应自动排除作废的交易 - 如果没有，请报告错误

问题：支付方式持续被拒绝​

症状��

  • Stripe 支付失败，提示 "卡被拒绝"
  • 客户报告卡应该可以使用
  • 多次重试失败

诊断：

  1. 检查 Stripe 仪表板以获取拒绝原因
  2. 常见拒绝原因：
    • 资金不足
    • 卡过期
    • 卡被报告为丢失/被盗
    • 银行欺诈预防
    • 国际卡被阻止

解决方案：

  • 请客户联系他们的银行以授权支付
  • 尝试不同的支付方式（不同的卡）
  • 对于工作人员：作为手动支付处理（现金、POS）并标记发票为已支付
  • 验证账单地址是否与卡的账单地址匹配

快捷键和提示​

导航：

  • 快速访问账单选项卡：客户页面 → B 键（如果启用了快捷键）

过滤：

  • 交易： 在生成发票之前点击 "未开票" 过滤器以查看将包含的内容
  • 发票： 点击 "尚未支付" 过滤器以查看所有需要跟进的未支付发票

批量操作：

  • 选择多个发票（复选框）以一次性删除/作废多个（仅限工作人员）
  • 使用搜索栏快速按 ID 查找特定交易或发票

快速操作：

  • 点击交易/发票标题以在模态中查看完整详情
  • 右键单击操作菜单 (⋮) 以快速访问下载/电子邮件/支付选项

相关��档​

  • basics_payment - 支付方式和 Stripe 集成
  • payments_transaction - 交易 详细信息
  • payments_invoices - 发票 详细信息
  • integrations_mailjet - 电子邮件发票 发送
  • csa_activity_log - 查看账单 活动历史