Descripción General de la Pestaña de Facturación

La pestaña de Facturación proporciona una vista unificada de toda la información financiera de un cliente, combinando métodos de pago, transacciones y facturas en una única interfaz para una gestión de facturación eficiente.

Documentación relacionada: Métodos de Pago, Transacciones, Facturas, Procesamiento de Pagos.

Accediendo a la Pestaña de Facturación

Vista por Cliente:

1. Navega a Clientes → [Seleccionar Cliente]
2. Haz clic en la pestaña Facturación
3. Visualiza las tres secciones: Métodos de Pago, Transacciones y Facturas

Vistas a Nivel de Sistema:

Los datos de facturación a nivel de sistema se pueden acceder por separado:

• Facturación → Transacciones - Todas las transacciones de todos los clientes
• Facturación → Facturas - Todas las facturas de todos los clientes

Portal de Autocuidado:

Los clientes que acceden al Portal de Autocuidado ven la misma estructura de la pestaña de Facturación:

• Ver y gestionar sus métodos de pago
• Ver el historial de transacciones
• Ver y pagar facturas en línea

Estructura de la Pestaña de Facturación

La pestaña de Facturación está organizada en tres secciones principales, mostradas como tarjetas:

Sección 1: Métodos de Pago

Propósito: Gestionar cómo el cliente paga por los servicios

Características Clave:

• Ver todas las tarjetas de crédito guardadas
• Establecer el método de pago predeterminado
• Agregar nuevos métodos de pago (a través de Stripe)
• Eliminar tarjetas expiradas o no utilizadas

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Documentación: basics_payment

Sección 2: Transacciones

Propósito: Rastrear todos los cargos y créditos para el cliente

Características Clave:

• Ver estadísticas de transacciones (Total, No Facturadas, Este Mes, Último Mes)
• Listar todas las transacciones con filtrado por estado de anulación/factura
• Agregar transacciones manuales (cargos o créditos)
• Anular transacciones incorrectas
• Ver qué transacciones están facturadas vs no facturadas

Documentación: payments_transaction

Sección 3: Facturas

Propósito: Agrupar transacciones en facturas para que el cliente pague

Características Clave:

• Ver estadísticas de facturas (Total, No Pagadas, Este Mes, Último Mes)
• Listar todas las facturas con filtrado por estado pagado/anulado
• Generar nuevas facturas a partir de transacciones no facturadas
• Descargar PDFs de facturas
• Enviar facturas por correo electrónico a los clientes
• Pagar facturas en línea (métodos de pago de Stripe o manuales)

• Anular o reembolsar facturas

Documentación: payments_invoices

Flujo de Datos Entre Secciones

Entender cómo fluye la información entre las tres secciones es crucial para una gestión de facturación efectiva.

Diagrama de Flujo

Relación Transacción → Factura

1. Creación de Transacción:

Cuando se provisiona un servicio o se agrega un cargo manual:

• Transacción creada en la sección Transacciones
• Estado de la transacción: No Facturada
• Campo invoice_id de la transacción es null

Ejemplo:

2. Generación de Factura:

Cuando el personal genera una factura:

• Factura creada en la sección Facturas
• Todas las transacciones no facturadas dentro del rango de fechas agrupadas en la factura
• Campo invoice_id de la transacción poblado
• Estado de la transacción cambia a: Facturada

Ejemplo:

3. Actualización de Estadísticas de Transacciones:

• Total de Transacciones No Facturadas disminuye
• Estadística de Total de Facturas aumenta
• Total de Facturas No Pagadas aumenta

Relación Factura → Pago

1. Pago de Factura:

Cuando el cliente paga la factura:

• Pago procesado utilizando el Método de Pago guardado (tarjeta de Stripe)
• O se selecciona un método de pago manual (efectivo, POS, transferencia bancaria)
• Estado de la factura cambia a: Pagada

2. Transacción de Pago Creada:

Para pagos manuales (no Stripe):

• Transacción negativa creada automáticamente
• Título de la transacción: "Pago por Factura #1234"
• Monto de la transacción: -$45.00 (negativo, acredita al cliente)
• Campo invoice_id de la transacción: Enlaza a la factura pagada

Ejemplo:

3. Actualización de Estadísticas:

• Total de Facturas No Pagadas disminuye
• Total de Facturas Este Mes sin cambios (la factura ya existía)

Relación Método de Pago → Factura

Flujo de Pago de Stripe:

1. El cliente agrega una tarjeta de crédito en Métodos de Pago
2. Tarjeta tokenizada a través de Stripe, almacenada de forma segura
3. Al pagar la factura, el cliente selecciona la tarjeta guardada
4. Stripe carga la tarjeta
5. Factura marcada como pagada
6. Campo payment_reference poblado con el ID de intención de pago de Stripe

Flujo de Pago Manual:

1. El cliente paga en efectivo/POS/transferencia bancaria (no se necesita método de pago)
2. El personal selecciona el método de pago en el modal de Pagar Factura
3. El personal ingresa el número de referencia (opcional)
4. Transacción negativa creada por el monto del pago
5. Factura marcada como pagada

Flujos de Trabajo de Facturación Completos

Estos flujos de trabajo demuestran cómo las tres secciones trabajan juntas para realizar tareas comunes.

Flujo de Trabajo 1: Configuración de Nuevo Cliente y Primera Factura

Objetivo: Configurar la facturación para un nuevo cliente y recoger el primer pago

1. Agregar Método de Pago:
   • Navegar al cliente → pestaña Facturación
   • Sección Métodos de Pago → Hacer clic en "Agregar Método de Pago"
   • El cliente agrega una tarjeta de crédito a través de Stripe
   • Tarjeta guardada como método de pago predeterminado
2. Verificar Transacciones:
   • La sección Transacciones muestra transacciones no facturadas:
     • Cargo por configuración de servicio: $50.00
     • Servicio del primer mes: $45.00
     • Total No Facturado: $95.00
3. Generar Factura:
   • Sección Facturas → Hacer clic en "Generar Factura Proforma"
   • Establecer rango de fechas para incluir configuración y primer mes
   • Hacer clic en "Generar Factura"
   • Factura #INV-2025-001234 creada por $95.00
4. Actualización de Transacciones:
   • Ambas transacciones ahora muestran: Factura #INV-2025-001234
   • Total de Transacciones No Facturadas ahora $0.00
5. Enviar Factura por Correo:
   • Hacer clic en el ícono de correo junto a la factura
   • El cliente recibe un correo electrónico de la factura con PDF y enlace de pago
6. El Cliente Paga en Línea:
   • El cliente hace clic en el enlace de pago en el correo electrónico
   • Redirigido al portal de Autocuidado
   • Hacer clic en el botón "Pagar Factura"
   • Seleccionar método de pago predeterminado
   • Hacer clic en "Pagar Factura"
   • Stripe carga la tarjeta
7. Actualización de la Factura:
   • Estado de la factura cambia a "Pagada"
   • Total de Facturas No Pagadas disminuye en $95.00

Resultado: Cliente completamente configurado con método de pago, primera factura pagada.

Flujo de Trabajo 2: Facturación Mensual Recurrente

Objetivo: Facturar a todos los clientes por el servicio mensual al final del mes

1. Servicios Cobrados Automáticamente:
   • Llega el final del mes (31 de enero)
   • El sistema de facturación crea automáticamente transacciones para todos los servicios recurrentes
   • La sección Transacciones muestra nuevas transacciones no facturadas
2. Revisar Transacciones No Facturadas:
   • Navegar a la sección Transacciones
   • Filtrar: Estado de Factura: No Facturada
   • Revisar la lista de todas las transacciones listas para facturación
   • Verificar que los montos y descripciones sean correctos
3. Generar Facturas:
   • Navegar a Facturación → Facturas (a nivel de sistema)
   • Para cada cliente (o usar proceso por lotes):
     • Hacer clic en "Generar Factura Proforma"
     • Seleccionar cliente
     • Fecha de Inicio: 2025-01-01
     • Fecha de Fin: 2025-01-31
     • Fecha de Vencimiento: 2025-02-15
     • Hacer clic en "Generar Factura"
4. Actualización de Transacciones:
   • Todas las transacciones ahora vinculadas a facturas
   • Totales de Transacciones No Facturadas restablecidos a $0.00
5. Enviar Todas las Facturas por Correo:
   • Para cada factura, hacer clic en el ícono de correo
   • Todos los clientes reciben facturas mensuales
6. Los Clientes Pagan:
   • Los clientes con métodos de pago guardados pagan en línea a través de Autocuidado
   • El personal procesa pagos en efectivo/POS para clientes que pagan en persona
   • Total de Facturas No Pagadas disminuye a medida que se reciben pagos

Resultado: Todos los clientes facturados por enero, facturas enviadas, pagos procesados.

Flujo de Trabajo 3: Manejo de Crédito por Problema de Servicio

Objetivo: Acreditar al cliente por una interrupción del servicio, aplicar a factura no pagada

1. Cliente Informa Problema:
   • El servicio estuvo inactivo durante 2 días
   • El cliente merece un crédito de $10
2. Agregar Transacción de Crédito:
   • Navegar al cliente → pestaña Facturación → sección Transacciones
   • Hacer clic en "+ Agregar Transacción"
   • Tipo de Transacción: Crédito
   • Tipo de Crédito: Pago en Efectivo (o tipo apropiado)
   • Título: "Crédito por Interrupción de Servicio"
   • Descripción: "Compensación por interrupción de 2 días 8-9 de enero"
   • Costo Minorista: 10.00
   • Hacer clic en "Agregar Transacción"
3. Transacción Creada:
   • La transacción aparece en la lista con monto: -$10.00
   • Estado de la transacción: No Facturada
   • Total de Transacciones No Facturadas ahora incluye -$10.00
4. Aplicar a la Factura:
   • Si el cliente ya tiene una factura no pagada:
     • La factura permanece no pagada con el monto original
     • El crédito se aplicará a la próxima generación de facturas
   • Si se genera una nueva factura:
     • Sección Facturas → Hacer clic en "Generar Factura Proforma"
     • Incluir rango de fechas con la transacción de crédito
     • Factura generada con crédito aplicado:
5. El Cliente Paga:
   • El cliente paga el monto reducido: $35.00
   • Factura marcada como pagada

Resultado: Cliente acreditado por la interrupción, crédito aplicado a la próxima factura, menor pago recaudado.

Flujo de Trabajo 4: Método de Pago Expirado - Actualizar y Reintentar

Objetivo: La tarjeta del cliente expiró, causando un fallo en el pago - actualizar la tarjeta y reintentar el pago

1. Notificación de Fallo en el Pago:
   • El cliente intenta pagar la factura
   • Stripe devuelve error: "Tarjeta expirada"
   • El pago falla, la factura permanece no pagada
2. Actualizar Método de Pago:
   • El cliente navega a la pestaña Facturación
   • Sección Métodos de Pago → Hacer clic en "Agregar Método de Pago"
   • Ingresar los nuevos detalles de la tarjeta (fecha de vencimiento actualizada)
   • Nueva tarjeta guardada
3. Establecer como Predeterminado:
   • El cliente hace clic en "Establecer como Predeterminado" en la nueva tarjeta
   • La tarjeta antigua se elimina automáticamente (si se desea)
4. Reintentar Pago:
   • Navegar a la sección Facturas
   • Localizar la factura no pagada
   • Hacer clic en el ícono de "Pagar"
   • Se abre el modal de pago con la nueva tarjeta predeterminada preseleccionada
   • Hacer clic en "Pagar Factura"
   • Stripe carga la nueva tarjeta con éxito
5. Actualización de la Factura:
   • Estado de la factura cambia a "Pagada"
   • Campo payment_reference poblado con el nuevo ID de intención de pago de Stripe

Resultado: Cliente actualizó el método de pago, factura pagada con éxito con la nueva tarjeta.

Flujo de Trabajo 5: Anulación de Factura Incorrecta y Re-Facturación

Objetivo: Factura generada por el personal con transacciones incorrectas - anular y regenerar correctamente

1. Error Descubierto:
   • Factura #INV-2025-001234 generada con rango de fechas incorrecto
   • Incluyó transacciones del mes equivocado
   • La factura está no pagada
2. Anular Factura:
   • Navegar a la pestaña Facturación → sección Facturas
   • Localizar la factura incorrecta
   • Hacer clic en el ícono de eliminar (🗑️)
   • Confirmar anulación
   • Factura anulada
3. Transacciones Liberadas:
   • Navegar a la sección Transacciones
   • Todas las transacciones de la factura anulada ahora muestran: No Facturadas
   • Total de Transacciones No Facturadas aumenta
   • Transacciones disponibles para nueva factura
4. Generar Factura Correcta:
   • Sección Facturas → Hacer clic en "Generar Factura Proforma"
   • Establecer rango de fechas correcto
   • Aplicar filtro si es necesario (por ejemplo, "Móvil" para factura solo móvil)
   • Hacer clic en "Generar Factura"
   • Nueva factura creada con transacciones correctas
5. Verificar y Enviar por Correo:
   • Revisar los detalles de la nueva factura
   • Verificar que se incluyan las transacciones correctas
   • Hacer clic en el ícono de correo para enviar al cliente

Resultado: Factura incorrecta anulada, transacciones re-facturadas correctamente, el cliente recibe la factura corregida.

Flujo de Trabajo 6: Procesamiento de Pago en Efectivo para Múltiples Facturas

Objetivo: El cliente paga múltiples facturas no pagadas con un solo pago en efectivo

1. Cliente Llega con Efectivo:
   • El cliente trae $300 en efectivo para pagar facturas pendientes
   • Navegar al cliente → pestaña Facturación
2. Revisar Facturas No Pagadas:
   • Sección Facturas → Filtrar: Pagadas: No Pagadas
   • Ver facturas no pagadas:
3. Pagar Primera Factura:
   • Hacer clic en el ícono de pagar en la factura #1234
   • Se abre el modal de pago
   • Seleccionar método de pago "Efectivo"
   • Ingresar referencia: "Efectivo pagado 2025-02-10 - Recibo #001"
   • Hacer clic en "Pagar Factura"
   • Factura #1234 marcada como "Pagada"
4. Pagar Facturas Restantes:
   • Repetir proceso para la factura #1235:
     • Referencia: "Efectivo pagado 2025-02-10 - Recibo #001"
   • Repetir para la factura #1236:
     • Referencia: "Efectivo pagado 2025-02-10 - Recibo #001"
5. Verificar Transacciones:
   • Navegar a la sección Transacciones
   • Tres nuevas transacciones de pago creadas:
   • Todas vinculadas a las respectivas facturas
6. Actualizar Estadísticas:
   • Sección Facturas → Total de Facturas No Pagadas disminuido en $300.00
   • Todas las facturas ahora muestran estado "Pagada"

Resultado: Cliente pagó todas las facturas pendientes en efectivo, transacciones de pago registradas con referencia de recibo.

Mejores Prácticas

Para Usuarios del Personal

Gestión de Transacciones:

• Agregar transacciones manuales de inmediato (no demorar)
• Usar títulos y descripciones descriptivas para claridad
• Vincular transacciones a servicios y sitios cuando sea aplicable
• Anular transacciones incorrectas antes de que sean facturadas

Generación de Facturas:

• Generar facturas a intervalos consistentes (por ejemplo, mensualmente el 1 de cada mes)
• Usar rangos de fechas cuidadosamente para evitar superposiciones o vacíos
• Usar filtros para crear facturas específicas de servicios cuando sea necesario
• Enviar facturas por correo electrónico inmediatamente después de la generación
• Revisar PDFs de facturas antes de enviarlos a los clientes

Procesamiento de Pagos:

• Verificar que el método de pago sea válido antes de intentar el cargo
• Siempre ingresar números de referencia para pagos manuales (efectivo, POS, transferencia bancaria)
• Marcar las facturas como pagadas inmediatamente después de recibir el pago
• Reembolsar solo a través de Stripe (crear crédito manual para otros métodos de pago)

Higiene de Datos:

• Revisar regularmente las transacciones no facturadas
• Investigar transacciones anuladas para entender errores de facturación
• Monitorear facturas no pagadas y hacer seguimiento con los clientes
• Mantener los métodos de pago actualizados (eliminar tarjetas expiradas)

Para Clientes (Portal de Autocuidado)

Métodos de Pago:

• Mantener al menos un método de pago válido en archivo
• Actualizar métodos de pago antes de que las tarjetas expiren
• Establecer su tarjeta preferida como predeterminada

Pagos de Facturas:

• Pagar facturas antes de la fecha de vencimiento para evitar cargos por demora
• Revisar los detalles de la factura y las transacciones antes de pagar
• Descargar PDFs de facturas para sus registros
• Contactar al soporte inmediatamente si la factura parece incorrecta

Revisión de Transacciones:

• Revisar regularmente el historial de transacciones
• Informar cualquier cargo inesperado de inmediato
• Entender qué transacciones están facturadas vs no facturadas

Para Administradores

Configuración del Sistema:

• Configurar plantillas de correo electrónico de Mailjet para la entrega profesional de facturas
• Personalizar plantillas de PDF de facturas para que coincidan con la marca
• Configurar la integración de Stripe para un procesamiento de pagos seguro
• Configurar términos de pago y fechas de vencimiento

Monitoreo e Informes:

• Usar widgets de estadísticas para monitorear la salud de la facturación
• Rastrear el total de Transacciones No Facturadas - debe disminuir después del ciclo de facturación
• Monitorear el total de Facturas No Pagadas - hacer seguimiento de los pagos atrasados
• Revisar estadísticas de Este Mes vs Último Mes para tendencias

Automatización:

• Automatizar cargos de servicios recurrentes a través de la configuración del producto
• Configurar generación automática de facturas para facturación recurrente (si está disponible)
• Configurar recordatorios por correo electrónico para facturas vencidas

Problemas Comunes y Soluciones

Problema: El Cliente No Puede Pagar la Factura

Síntomas:

• El cliente hace clic en el botón de pagar pero no pasa nada
• Mensaje de error: "No se encontraron métodos de pago"

Diagnóstico:

1. Navegar al cliente → pestaña Facturación → sección Métodos de Pago
2. Verificar si el cliente tiene métodos de pago guardados
3. Verificar si las tarjetas guardadas están expiradas

Solución:

• El cliente debe agregar un método de pago válido antes de pagar las facturas
• Guiar al cliente a la página de Métodos de Pago para agregar una tarjeta de crédito
• Verificar que la tarjeta sea aceptada (Visa, Mastercard, Amex, etc.)
• Reintentar el pago después de agregar la tarjeta

Problema: Factura Generada con Transacciones Incorrectas

Síntomas:

• La factura incluye transacciones del período incorrecto
• La factura falta transacciones esperadas
• Total de la factura incorrecto

Diagnóstico:

1. Abrir la factura en la sección Facturas
2. Revisar las transacciones incluidas en la factura
3. Verificar las fechas de las transacciones vs el rango de fechas de la factura
4. Verificar si se aplicó un filtro durante la generación

Solución:

• Si la factura está no pagada: Anular la factura, verificar que las transacciones estén no facturadas, regenerar con el rango de fechas correcto
• Si la factura está pagada: No se puede anular - crear una transacción de crédito por monto incorrecto, generar factura corregida
• Prevención: Siempre revisar la sección Transacciones antes de generar la factura para verificar que se incluirán las transacciones correctas

Problema: Total de Transacciones No Facturadas No Disminuye

Síntomas:

• El widget de Transacciones No Facturadas muestra un monto alto
• La lista de transacciones muestra muchas transacciones no facturadas
• Las facturas mensuales ya se generaron

Diagnóstico:

1. Filtrar transacciones por Estado de Factura: No Facturada
2. Revisar la lista de transacciones no facturadas
3. Verificar las fechas de las transacciones - pueden ser cargos recientes después de la última generación de facturas
4. Verificar si algunas transacciones están anuladas (no deberían contar para el total no facturado)

Solución:

• Comportamiento esperado: Las transacciones creadas después de la última generación de facturas permanecen no facturadas hasta el próximo ciclo de facturación
• Si las transacciones antiguas están no facturadas: Generar factura para esas transacciones con el rango de fechas apropiado
• Si las transacciones anuladas se contaron: El sistema debería excluir automáticamente las transacciones anuladas - informar un error si no

Problema: Método de Pago Sigue Siendo Rechazado

Síntomas:

• El pago de Stripe falla con "Tarjeta rechazada"
• El cliente informa que la tarjeta debería funcionar
• Múltiples intentos de reintento fallan

Diagnóstico:

1. Verificar el panel de Stripe para la razón del rechazo
2. Razones comunes de rechazo:
   • Fondos insuficientes
   • Tarjeta expirada
   • Tarjeta reportada como perdida/robada
   • Prevención de fraude bancario
   • Tarjeta internacional bloqueada

Solución:

• Pedir al cliente que se comunique con su banco para autorizar el pago
• Intentar con un método de pago diferente (tarjeta diferente)
• Para el personal: Procesar como pago manual (efectivo, POS) y marcar la factura como pagada
• Verificar que la dirección de facturación coincida con la dirección de facturación de la tarjeta

Atajos de Teclado y Consejos

Navegación:

• Acceder rápidamente a la pestaña de facturación: Página de cliente → tecla B (si los atajos de teclado están habilitados)

Filtrado:

• Transacciones: Hacer clic en el filtro "No Facturadas" antes de generar facturas para ver exactamente qué se incluirá
• Facturas: Hacer clic en el filtro "No Pagadas" para ver todas las facturas pendientes que requieren seguimiento

Operaciones Masivas:

• Seleccionar múltiples facturas (casilla de verificación) para eliminar/anular múltiples a la vez (solo personal)
• Usar la barra de búsqueda para encontrar rápidamente una transacción o factura específica por ID

Acciones Rápidas:

• Hacer clic en el título de la transacción/factura para ver todos los detalles en un modal
• Menú de acciones de clic derecho (⋮) para acceso rápido a opciones de descarga/correo/pago

Documentación Relacionada

• basics_payment - Métodos de pago y integración de Stripe
• payments_transaction - Transacciones en detalle
• payments_invoices - Facturas en detalle
• integrations_mailjet - Entrega de facturas por correo electrónico
• csa_activity_log - Visualización del historial de actividad de facturación