Clients, Contacts, Sites & Services

Nous avons un modèle simple de Client sous lequel un client peut avoir plusieurs Contacts et plusieurs Sites, Services, etc.

Un Client est une entreprise ou un individu qui a une relation avec nous, à qui nous envoyons une facture.

Un Contact est une personne qui travaille avec le client, pour un individu, c'est probablement la même personne que le client lui-même, une seule personne, mais nous pouvons avoir des membres de la famille ou d'autres contacts, et chaque contact a un type, par exemple un contact de facturation, un contact technique, etc., ce qui influence la manière dont nous gérons le contact.

Un Site est un emplacement physique où nous livrons des services, cela peut être une maison, un bureau ou un autre emplacement. Cela nous permet d'avoir plusieurs sites pour un seul client, par exemple, un client avec plusieurs bureaux, et de savoir quels services sont associés à quel site.

Un Service est quelque chose pour lequel nous facturons un client, cela peut être un service internet à domicile, un service mobile, ou même des services abstraits comme la location d'un sous-réseau ou la fourniture d'électricité mesurée à un rack. Chaque service est lié à un client et à un site, et peut avoir plusieurs frais associés.

Les clients ont également un Journal d'Activité, qui est un enregistrement de tous les changements effectués, Tags, Attributs pour stocker des métadonnées personnalisées, Articles d'Inventaire et des informations financières comme Transactions, Factures & Méthodes de Paiement.

Une fois que nous avons créé un client, nous pouvons ensuite ajouter un service à ce client, qui est la chose pour laquelle nous les facturons.

Pour des informations sur la création d'un client, voir Créer un Client.

Liste des Clients

La liste des clients fournit un tableau consultable et filtrable de tous les clients dans le système.

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Fonctionnalités :

• Recherche - Filtrer les clients par nom ou ID
• Actions Groupées - Sélectionner plusieurs clients pour des opérations en lot
• Pagination - Naviguer à travers de grandes listes de clients
• Actions Rapides - Voir ou supprimer des clients directement depuis la liste

Client - Détails

L'objet client lui-même ne contient pas beaucoup d'informations, c'est juste un nom et une référence aux contacts et aux sites.

Votre déploiement spécifique peut inclure des champs ou des personnalisations supplémentaires, mais l'objet client de base est très simple.

Sur la page d'aperçu se trouve également un graphique montrant le Revenu Moyen Par Utilisateur (ARPU) pour le client, qui est le revenu total divisé par le nombre de services, et une comparaison de comment ce client se compare à l'ARPU moyen pour tous les clients dans le système.

Les options de Statut du Client sont adaptées en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, mais incluent généralement des options comme Actif, Inactif, En Attente, etc., avec différentes règles dans chacune qui contrôlent le comportement du client dans le système dans cet état.

La suppression d'un client ne peut être effectuée que si le client n'a pas de services actifs, de factures impayées ou de transactions non facturées. Si le client a l'un de ces éléments, vous devrez fermer les services actifs et vous assurer que les paiements sont effectués avant de pouvoir supprimer le client, ce qui à son tour archivera le client et toutes les données associées, qui peuvent être restaurées ultérieurement si nécessaire.

Site - Détails

Les sites sont des emplacements physiques où les services sont livrés, et peuvent avoir plusieurs services associés.

Ils sont principalement utilisés pour les clients professionnels, où un seul client peut avoir plusieurs sites, par exemple, un client avec plusieurs bureaux.

Avoir plusieurs sites nous permet de suivre quels services sont associés à quel site, par exemple, si un client commande un nouveau service pour un nouveau bureau, nous devons nous assurer que nous livrons le bon service au bon emplacement. Cela nous permet de suivre les services par site et de les facturer séparément si nécessaire.

Intégration Google Maps et Géocodage

Chaque site est intégré avec Google Maps pour garantir des données d'adresse précises et une géolocalisation. L'interface utilisateur géocode automatiquement les adresses et génère des données de localisation.

Comment fonctionne le Géocodage d'Adresse :

Lors de l'ajout ou de la modification d'un site, l'interface fournit deux méthodes pour définir l'emplacement :

1. Recherche d'Adresse (Recommandée)
   • Utilisez la barre de recherche en haut du formulaire
   • Tapez une adresse et Google Maps Autocomplete suggère des correspondances
   • Sélectionnez la bonne adresse dans le menu déroulant
   • Le système remplit automatiquement :
     • Nom du Site - Nom du lieu provenant de Google Maps
     • Adresse Ligne 1 - Numéro et nom de la rue
     • Adresse Ligne 2 - Sous-lieu (numéro d'unité/suite)
     • Ville - Localité
     • État/Région - Zone administrative
     • Code Postal - Code postal
     • Pays - Nom du pays
     • Latitude & Longitude - Coordonnées précises
     • Plus Code - Code d'Emplacement Ouvert de 11 caractères (par exemple, 8C3MFJV8+2F)
     • Google Maps Place ID - Identifiant unique du lieu
2. Marqueur de Carte Déplaçable (Manuel)
   • Faites glisser le pin sur la carte jusqu'à l'emplacement exact
   • Le système effectue un géocodage inverse pour obtenir l'adresse à partir des coordonnées
   • Les mêmes champs se remplissent automatiquement en fonction de l'emplacement du pin
   • Utile pour les zones rurales ou lorsque l'adresse est imprécise

Génération de Plus Code :

Les Plus Codes sont générés automatiquement à partir de la latitude/longitude en utilisant la bibliothèque Open Location Code. Un Plus Code est un code court (11 caractères) qui représente un emplacement précis n'importe où dans le monde.

Exemple :

Champs auto-remplis : ✓ Nom du Site : "123 Main Street" ✓ Adresse Ligne 1 : "123 Main Street" ✓ Ville : "Londres" ✓ État : "Grand Londres" ✓ Pays : "Royaume-Uni" ✓ Code Postal : "SW1A 1AA" ✓ Latitude : 51.5074 ✓ Longitude : -0.1278 ✓ Plus Code : "9C3XGPHC+3Q" ✓ Google Place ID : "ChIJdd4hrwug2EcRmSrV3Vo6llI"

Exigences de Validation :

Avant de sauvegarder un site, le système valide :

• Latitude & Longitude doivent être définies (soit via la recherche soit en déplaçant le marqueur)
• Pays doit être renseigné (par défaut à REACT_APP_DEFAULT_COUNTRY si non défini)
• Plus Code doit comporter 12 caractères (11 + 1 pour le remplissage)

Si la validation échoue, vous verrez une erreur :

Retour Visuel :

L'interface montre un retour en temps réel :

ou

Comment les Données de Localisation sont Utilisées

Les données de localisation géocodées (latitude, longitude, Plus Code) sont utilisées dans tout OmniCRM pour :

1. Livraison et Installation de Services

• Techniciens de Terrain - Accéder au Plus Code pour naviguer vers l'emplacement exact du site
• Planification d'Installation - Assigner des techniciens en fonction de la proximité géographique
• Déploiement d'Équipement - S'assurer que le bon équipement est livré au bon site

2. Notifications de Panne

• Alertes Géofencées - Si une panne de réseau dans une zone spécifique, interroger les sites par rayon lat/long
• Communications Ciblées - Envoyer des notifications de panne uniquement aux clients affectés via Mailjet
• Pages de Statut - Afficher une carte des pannes avec les sites affectés

Exemple :

Requête : SELECT * FROM Customer_Site

: WHERE distance(latitude, longitude, 51.5074, -0.1278) < 5

Résultat : 47 sites affectés Action : Envoyer une notification de panne à 47 clients

3. Reporting et Analytique

• Revenu Géographique - Revenu par ville, état, région
• Cartes de Densité de Service - Carte thermique des emplacements de service
• Planification d'Expansion - Identifier les zones sous-desservies

4. Clients Professionnels Multi-Sites

• Gestion des Sites - Suivre quels services à quels emplacements
• Facturation Séparée - Facturer par site si nécessaire
• Attribution de Services - Lier des services à des sites spécifiques lors de la fourniture

Sites Ruraux et Éloignés

Pour les clients dans des zones rurales où les adresses de rue peuvent ne pas exister ou être inexactes :

1. Utiliser le Glissement de Carte
   • Zoomer dans la zone approximative
   • Faire glisser le pin vers la propriété/bâtiment exact
   • Le système génère un Plus Code pour cet emplacement précis
2. Partage de Plus Code
   • Partager le Plus Code avec le client (par exemple, 8C3MFJV8+2F)
   • Le client peut entrer cela dans Google Maps pour voir l'emplacement exact
   • Les techniciens de terrain utilisent le Plus Code pour la navigation
3. Notes d'Adresse
   • Utiliser le champ "Note d'Adresse" pour des directions supplémentaires
   • Exemple : "Tourner à gauche au barn rouge, 500m après la grille à bétail"
   • Notes visibles pour les équipes d'installation

::: tip ::: title Astuce :::

Vous pouvez faire glisser le pin sur la carte jusqu'à l'emplacement correct si l'adresse n'est pas précise. Le système effectuera un géocodage inverse de l'emplacement et remplira automatiquement tous les champs d'adresse. :::

Contact - Détails

Les Contacts sont des personnes associées au client. Ils peuvent être des contacts de facturation, des contacts techniques, ou d'autres types, et chaque contact a un type qui influence la manière dont nous gérons le contact.

Nous pouvons avoir plusieurs contacts pour un seul client, par exemple, un client avec plusieurs contacts de facturation, ou un client avec plusieurs contacts techniques.

Un bon exemple serait une entreprise avec un fournisseur de services gérés, qui gère le côté technique des choses, et un contact de facturation séparé qui gère le côté financier, ou une famille où chaque membre a son propre contact mais tous ne sont pas autorisés à apporter des modifications.

De même, nous pouvons vouloir envoyer des notifications de panne uniquement au contact technique, ou envoyer des factures uniquement au contact de facturation, et le type de contact nous permet de contrôler cela.

La logique exacte de l'utilisation des types de contact dépend de votre entreprise, mais l'idée de base est que chaque contact a un type qui influence la manière dont nous les gérons, et que chaque personne qui est associée au client est un contact.

Les contacts sont synchronisés avec l'intégration Mailjet, ce qui nous permet d'envoyer des campagnes d'e-mail ciblées en fonction du type de contact, de l'emplacement, des dépenses mensuelles ou des services achetés, et de gérer tous les modèles d'e-mail utilisés pour les communications transactionnelles.